¿Qué es el libro de Visitas de la Inspección de Trabajo?

¿Qué es el libro de Visitas de la Inspección de Trabajo?

Una inspección de trabajo es algo que puede suceder en cualquier momento, durante una reforma de pareado, por ejemplo. Por eso, conviene que estés informado acerca de los requerimientos que se derivan de este trámite legal. Así podrás mantener tu documentación en orden y evitarás cualquier multa o sanción de algún organismo de control.

En primer lugar, debes saber que un libro de visitas surge como producto de la inspección de un miembro del organismo competente. Esta figura se encargará de visualizar y ordenar la situación legal de los trabajadores. También de revistar otros particulares relacionados con el cumplimiento de la ley laboral.

No te la juegues, si tienes en mente realizar alguna reforma de oficina de Valladolid o alguna reforma integral de baño, no debes correr riesgos.

¿Quieres saber qué es el libro de visitas de la inspección de trabajo? Quédate con nosotros y averigua todo lo que necesitas saber al respecto. Hablaremos de las principales funciones, si necesitas o no solicitarlo y qué se hace con este documento.

¿Qué es el Libro de Visitas?

Durante una inspección de trabajo es necesario que el inspector documente todas las diligencias que se harán necesarias a partir de las incidencias que observe al realizar la inspección. El lugar en el que se documentan estas incidencias se llama libro de visitas.

En un principio, se trataba de un libro en físico que los negocios debían solicitar y conservar durante un período de cinco años. Este libro no solo indicaba qué labores debía llevar a cabo las sugerencias del inspector y quedar a su disposición durante esta misma cantidad de tiempo.

Las condiciones que se obtienen al abrir un libro de vistas durante la revisión de un inspector no han cambiado. No obstante, ahora se trata de un libro electrónico cuyo registro es prácticamente automático.
Algo importante que se debe destacar con respecto al libro de visitas de la inspección laboral es que se trata de algo que es obligatorio.

Todas las empresas lo deben hacer cuando reciben a un inspector para verificar su área laboral. Da igual que sean tiendas, empresas pequeñas o grandes compañías. Incluso, las empresas de reformas integrales deben llevar a cabo este tipo de trámites cada vez que recibimos una inspección.

Automatización del libro de visitas

Desde el 12 de septiembre de 2016, el libro de visitas en físico fue eliminado por completo. Hoy, se trata de una extensión tecnológica de los deberes del centro de Inspección de trabajo y Seguridad Social.

Eso quiere decir que todos los trámites (la solicitud y el registro del libro de visitas) tras cada inspección ya no están activos y no deben realizarse.

De hecho, antes el trámite recaía sobre los administradores de la empresa, pero ahora esto se extiende a los inspectores. Esto quiere decir que es el inspector quien debe extender las diligencias pertinentes a los medios electrónicos y dejar constancias del trámite en las oficinas de inspección.

Estas diligencias pueden ser consultadas. De hecho, deben ser conservadas por la empresa durante un plazo de cinco años sin importar si hay cambio de domicilio, reforma de piso o cambios en la administración.

La única forma de cerrar un libro de visitas electrónico es que la compañía sea dada de baja. Debe haber una notificación previa ante la oficina de inspección.

Un dato interesante sobre la automatización del libro de visitas es que el Ministerio de Empleo indicó que al año ahorraba más de 700 millones de euros. Reduce las cargas administrativas provocadas por el trámite de solicitud y aprobación de los inspectores.

Principales funciones del libro de visitas

La única funcionalidad legal del libro de visitas de la Inspección de Trabajo es tener un registro organizado e histórico de las diligencias o incidencias que se han abierto en el centro de trabajo correspondiente a la inspección.

De esta forma, el siguiente inspector puede verificar si las incidencias han sido solventadas. También puede comprobar si hay algún nuevo procedimiento o si hay alguna huella histórica que deba ser revisada para el cumplimiento de las normas exigidas por la Ley del Trabajo.

De igual manera, cada diligencia acarrea un deber legal y tributario. Esta es una forma sencilla de mantener en orden los requisitos legales, de forma práctica y cuidada únicamente por los inspectores en cuestión.

¿Cómo usar el libro de visitas electrónico?

Debes saber que, tal como el libro de visitas en físico, deberás realizar una solicitud para acceder a él desde internet. El modo electrónico es un sustituto del tradicional. Por eso, necesitarás pedir una sustitución si todavía tienes el antiguo y tener ciertos requisitos en tu negocio para poder hacer efectivo el trámite.

Los requisitos son tecnológicos y son los siguientes:

  • Un ordenador con conexión a Internet y que pueda acceder al LVE.
  • El ordenador debe tener un lector de tarjetas inteligentes para que los inspectores puedan usarlas.
  • Drivers que te permitan reconocer e instalar certificados electrónicos del Ministerio del Trabajo e Inmigración.

Una vez hecho esto, tanto tú como el personal del Ministerio de Empleo podréis hacer uso del libro de visitas y registrar todas las incidencias que encontréis. Estas se marcarán como finalizadas una vez haya pasado el plazo de cinco años. No obstante, seguirán estando en el registro electrónico hasta el cese de la empresa.

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¿El libro de visitas de la Inspección de trabajo es obligatorio?

Tener un libro de visitas es obligatorio en cada uno de los centros de trabajo, indistintamente haya trabajadores o no, así que deben estar habilitados ante cualquier inspección. De esta manera, permanecerán activos durante toda la vida de la empresa. Solo tendrá un fin cuando se registre la empresa como cesante.

Debes saber que, si tu empresa tiene varios centros de trabajo, debes tener un libro de visitas abierto por cada uno de los centros de trabajo. Esto, a no ser que el punto de trabajo solamente tenga una permanencia de 30 días o menos y en él trabajen 6 trabajadores o menos.

De igual manera, si trabajas desde casa eres susceptible a la exigencia de deberes por parte de la Inspección de trabajo y Seguro Social. No importa si no tienes empleados a tu cargo, debes tener un libro de visitas. Si quieres saber más información interesante sobre reformas de cocinas o reformas de pisos en Valladolid, no dudes visitar nuestros post.

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